İyi de bu konunun Faydalı Reçeteler le ilgisi nedir ? Neden bu başlığı açıp boş yere zamanımızı harcayacaksın da diyenler olacaktır. Bize ne faydası var bu konunun?
İşleri hızlı bitirmenin reçetelerinden biri olabileceği düşüncesi ile yazmaya başladık. Bakalım sonuç nereye doğru gidecek.
Değişmez /şimdilik / kanunumuz ;
” Zaman sınırlaması konulmuş bir iş daima hızlı bitirilir. ”
Diğer bir deyişle zamanı sınırlanmış işler nedense zamanında veya tam zamanında bitirilir. Bunu çoğumuz biliriz . Ustalar, uzmanlar, akıllı insanlar genelde bu öneriyi sıkça yaparlar. Kurumlarda, fabrikalarda, iş yerlerinde hatta ev işlerinde bu kural tıkır tıkır çalışır. Onlarca, yüzlerce, yüzbinlerce iş bu kural sayesinde sonuçlanır.
Şahit olduğumuz deneyimler ve izlenimlerden dolayı gizli bir kanun gibi çalıştığına inandığımız bu sistem neden başarılı olur?
Zaman sınırlaması olupta zamanında bitirilmeyen işler yok mudur?
Bu sistem gerçekten başarılı mıdır?
Bu bir sistem ise çalışma mekanizması nasıl kurulmuştur. Kim yada kimler kurmuştur.
Yöneticiler, Uzmanlar, Planlamacılar , Ev Hanımları ve çoğumuz bu yöntemin işe yaradığını görmüşüzdür ve kesinlikle doğru deriz ve hemen ekleriz “İşinin çabuk ve zamanında bitmesini istiyorsan bitiş süresini kesinleştirmelisin /sınırlamalısın”
Bu kanunun tersi ne olur dersek;
“İşlerinin zamanında bitmesini istemiyorsan…
Başlangıç ve Bitiş sürelerini belirsiz tutmalısın.“
Burada demek istenilen yapılacak işin zamanla bağlantısını koparın .
İfadeyi düzeltirsek ” İşin bitmesini istemiyorsan işin zamanla bağlantısını kopar.” Zamanla bağlantısı kopan bir işin bitmesi için gerekçesi de kalmamış olur. İş yapıcıların zamanları sınırlı olduğu için uğraşılarını zamanı belirlenmiş işlere ayıracakları için zamandan kopmuş işleri de yok sayacak ilgilenmeyecekler. Sonuçta zamana bağlantıları kurulmamış bu işler kağıt üstünde yada hafızada fikir, tasarı olarak kalacaktır. Bir süre sonrada unutulup önemlerini yitirecektir. Eski bir hayal ve istek olarak arada bir hatırlayıp neden gerçekleşmediğini sorup duracağız.
“Zaman sınırlamaları bilimsel, mantıklı ve adil oldukları sürece iyi sonuç verirler.”
İşe bitiş süresi koymanın en büyük sorunlarından biride ;
Gerçekçi olmayan zaman tahminleridir.
Bu tuzağa düşmemek yada doğru zaman tahminleri nasıl yapabiliriz?
Yapacağımız iş diyelim 4 faaliyetten oluşuyor olsun. 4 faaliyetin her birinin bitiş süreleri farklıdır. 4 faaliyetin bitiş sürelerini tek tek hesap edip belirleyelim. Sonra bu 4 faaliyetin zamanlarını toplayıp işin bitirilme süresini belirleyelim.
1. faaliyet 2 saat,
2. faaliyet 1 saat,
3. faaliyet 4 saat,
4. faaliyet 10 saat
de bitirmek mümkün ise işin tamamının bitirilme süresi herşey düzgün giderse toplam 17 saatte bitecektir. Buna ek olarak çıkabilecek aksaklıklar nedeniyle kaybedilecek zaman yedeği olarak faaliyet konularını inceleyip 3 saat koyarsak genel toplamda bu işi biz 20 saatte bitirebiliriz diyebiliriz.
İşin yada işlerin bitiş süresini belirledik diyelim. Bitiş zamanını belirledik. “Artık birşey yapmamıza gerek yok kanuna göre işlerimiz kendiliğinden tam zamanında bitecek…” hayaline kapılmak doğru değil.
İşler; onlarca, yüzlerce hatta binlerce detay faaliyetlerden meydana geliyor. Bu bir akşam sofrasının tam zamanında hazırlanması olabilir. Bir fabrikada yeni bir tasarımın üretime alınması veya marsa gönderilecek bir geminin hazırlanmasıda olabilir.
Bir akşam sofrası için yapılacak tüm faaliyetleri aklımızdan planlayıp gerçekleştirebiliriz. Bu iş yüzlerce alt faaliyetleri kapsayınca akıldan bu işleri planlamak mümkün değil. Üstelik karmaşık faaliyetlerin zamanları da sürekli değişken ise. Bu tür karmaşık işlerin tam zamanında ve doğru bitirilmesi için bilimsel yöntemler geliştirilmiş. Bunlardan en önemlilerinden biri yada en çok tercih edileni “PERT “tir. Pert ; Başlangıç süresi ve bitiş süresi kesin belirlenmiş ama detay faaliyetlerin süreleri sürekli değişken ve kesin olmayan projelerde başalılı sonuçlar veren bir proje ve zaman yönetim sistemidir.
PERT Eğer faaliyetlerin süreleri kesin olarak bilinmiyorsa proje için belirlenmiş bir teslim zamanında bitirme olasılığını bulmak için Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği PERT yöntemi kullanılabilir.
Program Evaluation and Review Technique (PERT) .
PERT sistemi 1950lerin sonlarında Polaris füzesinin geliştirilmesinde çalışan danışmanlarca geliştirilmiştir.
şimdilik bu kadar……..
devamı gelecek….